Ежедневно в мире отправляется 205 миллиардов имейлов. И большинство этих электронных писем относятся к деловой переписке, ведь дружеское общение давно перешло в социальные сети и мессенджеры.
Деловой имейл – лицо соискателя и лицо сотрудника компании. Поэтому если вы ищете работу за границей или ведете переписку с иностранными партнерами, вы должны произвести правильное впечатление. А сделать это получится только в том случае, если вы заставите адресата открыть письмо. Для этого мы советуем вам соблюдать 6 правил написания деловых писем.
- Приветствие и прощание
Всегда думайте о том, кому вы пишете письмо и как лучше обратиться к адресату. Имейлы менее формальны, чем бумажные письма, поэтому можно начать как со слов «Здравствуйте» или «Доброе утро» (“Hi” или “Good morning”), так и с “Dear…”. Второй вариант предпочтительнее, особенно, если вы пишете впервые или адресат занимает должность выше вашей. Для прощания «С наилучшими пожеланиями» (“Best/kind regards”) уместно так же, как и «Искренне ваш» (“Yours sincerely/faithfully”).
В целом, правило при приветствии и прощании одно: будьте вежливы. Не употребляйте “Hey you guys”, “Yo!” или “Hi folks” ни при каких обстоятельствах, и вы произведете приятное впечатление.
- Тема
Первое, что видит ваш корреспондент – это тема письма. Короткая и четкая тема очень важна в деловой переписке: это гарантия прочтения вашего письма. Внятная тема помогает выделиться среди десятков писем в почтовом ящике и привлекает внимание адресата. Вот примеры хороших тем: «Изменена дата встречи», «Ответ по вашей презентации», «Резюме на вакансию Помощник».
- Адрес электронной почты
Если вы ведете переписку от лица компании, то вы используете корпоративную почту, которая уже содержит вашу фамилию/должность и название фирмы (например, study@unif.pro). Но если вы индивидуальный предприниматель или только ищете работу, то вы используете личный имейл, и вам стоит ответственно подойти к выбору имени для своего почтового ящика.
Имена mane4ka777@… или sashaloveleto@… ничего не скажут о вас, кроме того, что вы совершенно не разбираетесь в правилах деловой переписки. Ваша электронная почта должна содержать ваши имя и фамилию, чтобы получатель точно знал, кто ему пишет, например, ivan_petrov@…
- Как начать письмо?
Вам потребуется несколько вводных слов, чтобы подойти к теме письма. Вежливая фраза в начале поможет установить контакт с тем, кто будет читать ваш имейл. Например, если вы уже общались с адресатом, можно выразить надежду, что у него все в порядке (“I hope you are well”).
Вежливые фразы не должны быть очень личными. И никаких шуток в деловом письме: без соответствующей атмосферы и подкрепляющих жестов шутка будет непонятна и неуместна, особенно, если вы не знакомы с получателем.
- Пишите кратко
Электронные письма пишутся быстро, читаются быстро и поняты тоже должны быть быстро. Включайте в текст письма только важную информацию, чтобы получатель не выискивал смысл между строк и не строил догадок. Избегайте перегруза лишними подробностями и описаниями.
- Перечитывайте каждое письмо
Всегда проверяйте имейл прежде, чем нажать «Отправить». Вдумчиво прочтите ваше письмо, чтобы убедиться, что оно написано грамотно и понятно.
Соблюдайте эти правила, и ваши деловые письма всегда будут достигать цели.
Чтобы пополнить свой английский словарный запас для ведения деловой переписки с иностранными партнерами и карьерного роста, записывайтесь на английский для взрослых в UNiF. Преподаватель учтет ваши пожелания и обратит внимание на профессиональную сферу, интересную вам.
Чтобы научиться писать деловое письмо в формате ЕГЭ, записывайтесь на подготовку к ЕГЭ по английскому для школьников в UNiF. Опытные педагоги подробно объясняют шаблон и прописывают с учениками возможные варианты писем.
Записаться на курсы можно у менеджера по телефону 26-40-40.
Вам будет интересно:
— Как выучить английский быстрее: 10 советов